Kako sačuvati papirnu dokumentaciju od habanja, vatre i vode?

Kako bismo predupredili ovaj scenario i naveli vas da svaku stvar sortirate na svoje mesto i pravilno zaštitite, predstavljamo vam nekoliko načina kako sačuvati papirnu dokumentaciju od habanja, vatre i vode.

Pravilno čuvanje papirnih dokumenata

Potpuno je razumljivo da nije svako jednako posvećen organizaciji, ali čak i ukoliko volite svoj „haos“ i odlično se snalazite u njemu, pokušajte da razmišljate na duže staze.

Kada napravite jasnu podelu dokumenata po fasciklama, fiokama, kutijama, ukoliko vam neki papir hitno zatreba, uvek ćete znati gde da ga pronađete (pogotovo ako radite sa klijentima i bavite se poslovima knjigovođstva, advokature i slično). Napravite sistem organizacije i grupisanja po vama logičnom sledu, a zatim pročitajte ostatak teksta o pakovanju i čuvanju papirnih dokumenata.

Zaštita dokumenata od habanja

Najlakši i prostorno najekonomičniji način čuvanja dokumenata od habanja je upravo korišćenje:

• Fascikli i kutija koje su povoljan način za osnovno grupisanje velikog broja dokumenata. Za pronalaženje onoga što tražite, najlakše je da osmislite sistem boja prema kojim ćete pamtiti vrstu dokumenta koja se tu nalazi. Recimo, dokumenti koji su vam najvažniji stajaće u crvenoj fascikli, oni koji se tiču novčanih sredstava, banke i plate stavićete u zelenu fasciklu, dok će računi i slični dokumenti biti u žutoj. Boju i vrstu dokumenta možete sami povezati prema sopstvenoj logici i važnosti ili dodeliti svaku boju određenom klijentu ukoliko vam je organizacija važna za poslovni aspekat.

Glavna prednost je što na svakoj fascikli ili kutiji možete napisati šta se u njoj nalazi, kao i bitne godine ili datume prema kojima ćete razvrstati dokumentaciju.

• Plastificiranje- pogodna metoda za čuvanje pojedinačnih dokumenata izuzetne važnosti u vašoj arhivi, ali za veći broj dokumenata može biti skupa metoda, stoga se ljudi ređe odlučuju za nju.

Zaštita od vatre

Iako ovaj slučaj spada u sferu narodski rečenog „ne daj Bože“ ili „daleko bilo“, požar je sasvim realan scenario koji može da se desi sasvim slučajno i nenadanao, a izazove katastrofalni i nepovratnu štetu. Osim za lične potrebe, vlasnici firmi koriste i sledeće metode:

• Sef otporan na vatru je sjajna i možda najsigurnija metoda za zaštitu ne samo od vatre, već i krađe. Naravno, postoje razne vrste sefova, te je pre kupovine potrebno da dobro proučite specifikacije. Jedna od mana je to što ovo rešenje zaista nije za svačiji džep i upravljanje šiframa nije za one zaboravne.

• Sigurnosne kutije koje su otporne na visoke temperature su vrsta sefa koje su dosta kompaktnije i manje, te su prilagođene dokumentima i lake za korišćenje.

•  Digitalne kopije- Definitivno najpovoljniji način da zaštitite papirnu dokumentaciju od vatre je da napravite rezervne kopije na svom računaru ili laptopu. Prilikom ovakvih koraka, dobar savet je da napravite više kopija na različitim mestima, jer iako je uznapredovala, ni tehnika nije savršena, te može doći do kvarova ili gubljenja fajlova.

Zaštita od vode

Danas su poplave veoma česta pojava i nikada ne znamo kada cev koja prolazi kroz plafon može napraviti havariju koja će nas skupo koštati. Zato valja misliti na bezbednost i biti pripremljen uz:

• Vakuumske kese koje su otporne na vodu i mogu štititi vaša dokumenta vrlo efikasno. 
• Vodootporne kutije slične onima koje izdržavaju visoke temperature.

Zaključak

Osim ovih domišljatih ideja zaštite papirnih dokumenata, ono što možete uvesti kao redovnu praksu je proveravanje da li su svi na broju i svom mestu, kao i malo bolju organizaciju kako ne bi došlo do gubljenja. I kao najvažnije, jer ni jedno rešenje nije 100% efikasno, postarajte se da uvek imate barem dve rezervne kopije.