Šta je sve neophodno za dobro organizovan i uspešan poslovni sastanak?
Svi poslovni ljudi se oslanjaju na kolege, poslovne partnere, investitore i konsultante sa kojima se sastaju s vremena i na vreme i na koje mogu da računaju.
Međutim, da bi saradnja sa tim ljudima bila uspešna, potrebno je da budete sa njima u kontaktu i da svi znate šta treba da radite i kako da unapredite svoje poslovanje. Da biste to postigli, morate da vodite uspešne i dobro organizovane poslovne sastanke, a ako niste sigurni kako da to uradite, evo nekoliko saveta koji bi mogli da vam pomognu.
Shvatite svrhu poslovnih sastanaka
Najveća greška koju mnogi poslovni ljudi prave povodom poslovnih sastanaka jeste činjenica da ih ne razlikuju od privatnih i neformalnih sastanaka. Poslovni sastanak nije ista stvar kao sastanak u restoranu ili u nekoj manje formalnoj prilici, čak i kada su prisutni isti ljudi i kada razgovarate o istim stvarima.
Na poslovnom sastanku bi trebalo da razgovarate o konkretnim stvarima, o tome kako da rešite određene probleme, o načinima kako da poboljšate prodaju ili uvećate zaradu, kao i o ostalim stvarima koje se tiču vašeg poslovanja sa ljudima sa kojima razgovarate. Kada jednom shvatite šta je poenta poslovnih sastanaka i kako se njihova svrha razlikuje od svih drugih sastanaka koje vodite tokom dana, vaši sastanci će postati uspešniji, konkretniji, svrsishodniji i, ukratko, korisniji za vašu kompaniju.
Definišite ciljeve sastanka i tačke dnevnog reda
Da biste znali o čemu bi trebalo da razgovarate sa svojim saradnicima, morate da definišete ciljeve sastanka i da obavestite sve prisutne o tačkama dnevnog reda sastanka. Ovo je neophodno da biste svi bili upućeni u dešavanja i da biste mogli da doprinesete sastanku na najbolji mogući način. Uobičajeno je da se ciljevi i dnevni red predoče unapred, pismenim ili usmenim putem, kao i da svako ispred sebe ima spisak pitanja na koje bi trebalo da se pronađe odgovor, ali možete ove stvari da predstavite i na druge načine. Na primer, jedna od ideja jeste praktična bela magnetna tabla na kojoj mogu da pišu ciljevi sastanka i tačke dnevnog reda, ali i da se predstave drugi važni detalji o kojima će biti reči. Ovo će olakšati svačije učešće u sastanku i dovesti ga na jedan potpuno novi nivo.
Organizujte prostor za sastanke
Za razliku od ranije pomenutih neformalnih sastanaka koji mogu da se vode u restoranima, u kancelarijama rukovodilaca ili u prostorijama poslovnog prostora, dobro organizovani poslovni sastanci vode se u prostorijama za sastanke. Ove sale opremljene su tehnološkim sredstvima koja pomažu svim prisutnima da učestvuju u razgovoru i da prate dnevni red, tačku po tačku. Ako vaš poslovni objekat nema unapred definisanu salu za sastanke, pretvorite jednu od kancelarija u ovakav prostor i održavajte sastanke na tom mestu.
Dajte svakome materijal za rad
Ako organizujete sastanak sa ljudima koji su već zaposleni kod vas i čije je radno mesto udaljeno samo nekoliko koraka od sale za održavanje sastanaka, ohrabrite ove saradnike da koriste svoj sopstveni materijal koji im je potreban. Od pribora za pisanje do laptopova, svako može da koristi svoje stvari, ali ovo nije moguće ako planirate sastanak sa nekim ko dolazi sa strane.
Investitori, poslovni partneri i ljudi koji ne rade u vašoj kancelariji neće imati svoj materijal za rad, te se potrudite da im ga obezbedite. Tako ćete im pokazati da ste odlično organizovani i spremni za sastanak, a to je uvek dobro znati kada se srećete sa nekim sa kime sarađujete.
Šta god da radite i kojom god granom privrede da se bavite, neophodno je da imate svest o tome da ne možete sve da radite sami. Čak i sa ogromnim kapitalom, iskustvom i logistikom koja vam pomaže da sve bude savršeno, potrebno je da imate saradnike i ljude oko sebe da bi sve bilo još uspešnije i kvalitetnije. Da bi odnosi sa svima njima bili savršeni, obratite pažnju na ove detalje poslovnih sastanaka i počnite da ih koristite u praksi što pre!